Administrar la ergonomía para su equipo cuando son remotos

Tener un equipo remoto puede plantear algunos desafíos únicos, especialmente cuando se trata de garantizar que cada miembro del equipo tenga un entorno de trabajo seguro y saludable. Y una configuración exitosa de trabajo desde casa puede ahorrar dinero para ambas partes. El empleado no tiene que gastar dinero en un viaje, y el empleador no tiene que gastar en los gastos generales de un espacio de oficina.

Pero cuando un empleado remoto no está configurado para el éxito, esto puede tener un impacto duradero en su producción y en su relación con el resto del equipo, sin mencionar el rendimiento general de la empresa en su conjunto.

Estar en una oficina facilita que un empleador controle qué tan saludable es el ambiente de trabajo. Uno de los componentes más importantes en un entorno de trabajo saludable es la buena ergonomía.

Definiendo ergonomia

¿El término? Ergonómico? proviene de las palabras griegas ergon, que significa trabajo, y nomos, que significa ley natural. La práctica de la ergonomía significa diseñar y organizar las herramientas que las personas usan de la manera más segura y natural.

"Inicialmente, la ergonomía se trataba de aumentar la producción," dice Ronald W. Porter, PT, CEAS III, director de The Back School. "Estás tratando de mejorar el ajuste entre el trabajador y la actividad".

Hoy, dice Porter, la mayoría de las personas ven la ergonomía como un mecanismo de prevención de lesiones. Tanto los trabajadores de oficina como los trabajadores remotos que pasan horas sentados frente a una computadora corren el riesgo de sufrir lesiones, como el síndrome del túnel carpiano o el dolor de cuello y espalda.

Estas lesiones no ocurren de inmediato. Se desarrollan con el tiempo a partir de una mala postura, lo que pone a prueba su cuerpo. Practicar una buena ergonomía y proporcionar las estaciones de trabajo adecuadas reduce en gran medida estos riesgos y aumenta la productividad.

¡Qué buena configuración ergonómica se ve!

De acuerdo con la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), se requiere que un empleador mantenga el lugar de trabajo libre de peligros graves reconocidos, incluidos los peligros ergonómicos. Sus directrices para las mejores prácticas varían de una industria a otra. Pero para el empleado de escritorio promedio, una configuración ergonómica bien organizada se ve así:

• La pantalla de la computadora está al nivel de los ojos.
• El teclado y el mouse están en un nivel inferior para que las muñecas queden inclinadas hacia abajo.
• La silla se puede ajustar para apoyar su espalda cuando sus pies están apoyados en el piso.

Los estados individuales tienen sus propias leyes de OSHA. Algunos de estos pueden ser más estrictos que las leyes federales. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, directora de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), Recursos Humanos-Región I, y miembro del Panel de Expertos en Tecnología de SHRM, aconseja adherirse a las reglas (estatales o federales) que favorecen más al empleado. En California, por ejemplo, las reglas estatales son más estrictas que las reglas federales de OSHA.

En general, OSHA no regula el entorno de la oficina en casa. Sin embargo, una reclamación para solicitar adaptaciones puede presentarse bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Una reclamación por lesiones puede ser presentada a través de la compensación de los trabajadores.

Asegurarse de que un trabajador remoto tenga una configuración de oficina ergonómica no es necesario. Pero es un buen negocio. ? Cuando se trabaja desde casa, las personas pueden ser mucho más productivas o poco productivas? dice Zulic. Las personas que trabajan de forma remota requieren mayores niveles de independencia y disciplina, por lo que es mejor configurarlos (y a la empresa) para el éxito.

Entonces, ¿cómo puede ayudar a sus empleados remotos a aprender y crear un espacio ergonómico de oficina en el hogar? Echa un vistazo a estas siguientes estrategias.

1. Ofrecer la configuración del lugar de trabajo en la incorporación

Cuando se contrata a alguien o se convierte en un empleado remoto, haga que la educación ergonómica y la configuración de la oficina en el hogar formen parte de su proceso de incorporación. Tómese el tiempo para proporcionar información sobre la configuración de la estación de trabajo junto con otra capacitación para nuevos empleados.

? El mejor día para hacer educación ergonómica es su primer día en el trabajo? dice Porter. "Si los configura correctamente inicialmente, los problemas no se desarrollarán más adelante".

Esto puede suceder como parte de una videollamada, o puede hacer que un especialista certificado en ergonomía venga a su casa y realice una evaluación con recomendaciones de muebles.

? Es una reinversión en el trabajador si tiene un especialista en ergonomía, vaya? dice Zulic. Ella alienta a los empleadores a considerar sus ahorros en costos al tener un equipo remoto y usar algunos de esos ahorros para invertir en proporcionar un ambiente de trabajo en casa saludable.

Debido a que las personas tienen diferentes marcos y alturas, una configuración ergonómica deberá adaptarse a las necesidades del individuo. Incluso la vista juega un papel. Por esta razón, Porter recomienda encarecidamente utilizar un profesional capacitado para asesorar a los empleados remotos.

2. Consulte a su proveedor de compensación de trabajadores

? Recomiendo que cada empleador se siente y hable con el proveedor de compensación de sus trabajadores? dice Zulic. Los proveedores de compensación de trabajadores quieren evitar reclamaciones. Esto significa que alientan a los empleadores a asegurarse de que las personas estén seguras en su hogar.

Algunos proveedores de compensación de trabajadores pueden compartir el costo de proporcionar educación y suministros ergonómicos. Incluso pueden tener su propio experto en ergonomía para enviar a la casa de un empleado. También pueden tener recursos educativos que puede proporcionar a sus empleados sin costo adicional para la empresa.

3. Proporcionar herramientas de autoevaluación.

Una forma de ayudar a las personas a verificar la ergonomía de su oficina en el hogar es ofrecer herramientas de autoevaluación. Porter dice que hay programas de software que hacen una serie de preguntas y califican la estación de trabajo de una persona con rojo, amarillo o verde, según la ergonomía del área. Las herramientas también dan ejemplos de buenas prácticas ergonómicas.

OSHA también proporciona una referencia gratuita para la configuración de la oficina. Hay otras herramientas que puedes comprar en línea.

4. Programar check-ins regulares

La comunicación es importante, independientemente de la ubicación de un empleado.Hay una variedad de herramientas, como el software de chat y videoconferencia, que permiten a los empleados remotos mantenerse conectados.

Los empleados deben sentirse cómodos hablando de su entorno de trabajo, ya sea remoto o no. Hágales saber que desea conocer cualquier problema que tengan con su ergonomía y espacio de trabajo.

? El trabajo remoto no tiene que ser tan diferente de un equipo centralizado como podríamos pensar? dice Jane Scudder, una consultora de trabajo con sede en Chicago. Ella recomienda chequeos regulares durante las reuniones del equipo para preguntar a las personas cómo están. Esto puede incluir cualquier preocupación acerca de su arreglo de oficina en casa.

5. Nombrar un líder ergo

Si su organización no tiene los fondos para contratar a un consultor ergonómico para asesorar a trabajadores remotos, también puede educar a alguien dentro de la empresa. Un representante de recursos humanos puede ser un buen líder ergo. Pueden tomar un curso sobre cómo configurar una estación de trabajo ergonómica y ayudar a otros a evaluar sus propias áreas de trabajo.

Un líder ergo puede ayudar a prevenir la compra de productos engañosos. ? En los Estados Unidos, la palabra 'ergonomía' adjunta a un producto no significa nada? dice Porter. "Todo lo que significa es que cuesta más dinero, por lo que podría comprar una silla de oficina ergonómica y ser muy incómodo".

Su líder ergo asumirá el papel de educar a los empleados sobre ergonomía, ayudándoles a seleccionar los productos adecuados para satisfacer sus necesidades. Pueden viajar a la casa de un empleado remoto o hacer una consulta por video.

6. Tener revisiones anuales de ergo.

Las necesidades de las personas pueden cambiar, ya sea por la edad, los cambios de peso, el embarazo o una afección crónica. Es importante volver a visitar la conversación sobre ergonomía con regularidad.

? La ergonomía no es un trato de una sola vez, es una especie de proceso continuo? dice Porter. Como no ve a trabajadores remotos todos los días, no sabrá si sus necesidades han cambiado a menos que se informen.

? La gente no va a decir nada a menos que el empleador haga la oferta? dice Zulic. Puede hacer esto como parte de una conferencia anual regular del equipo o pedir a los empleados que reutilicen el programa de software de clasificación de estaciones de trabajo para evaluar su espacio de trabajo.

Proporcionar soluciones ergonómicas a sus empleados, remotos o en la oficina, les ayuda a trabajar más cómodamente. Esto finalmente les permitirá ser más productivos. Aplique los consejos anteriores para ofrecer un ambiente de trabajo más saludable, sin importar dónde se encuentren sus empleados.